業績アップのためにデジタル化が必要なことは何となく理解している。
理解はしているけれど・・・

「実際のところ自分の会社がデジタル化でどう変わるのか？」
「自分たちにもできるのか？」
「上手くいったところには優秀な社員がいたのでは？」

そう思う経営者の方は非常に多くいらっしゃいます。

しかし実際にデジタル化で上手くいっている会社は
決して特別な会社ではありません。

あなたと同じように、日々の忙しさに悩み、
従業員に少しでも快適に働いてもらいたい。
やりがいを持てる仕事をしてもらいたい。

そのように悩み、考え、辿り着いたところが
デジタルを活用した業務の見直しでした。

ここでは実際に、IT担当者のいない小さな会社が、クラウドを活用したデジタル化に成功した事例をご紹介します。

煩雑だった電子帳簿保存法への対応フローを改善し、
請求書受領業務の効率化・標準化を実現した
環境対策支援サービス事業者【G社】

導入前の問題

G社では取引先から受領する請求書の電子情報保存法対応に悩んでいました。
毎月、取引先から受け取る請求書はメール・郵送・FAXなど様々な形式で届きます。
これらの請求書を、電子帳簿保存法に対応した形式で保存するために、毎月、担当者が請求書を確認し、タイムスタンプなどの情報を入力する作業を行っていました。
そしてこの単純な事務作業を何とか効率化できないかと考えました。

導入したクラウドサービス

請求書発行システム、電子帳簿保存システム

導入効果

「業務効率化」

請求書のPDFデータをクラウドシステムにアップロードすると、
タイムスタンプの付与に加えて、取引年月・金額・取引先など
の情報がテキスト化されてシステムに登録されるため、
担当者が人手でテキスト化する作業がなくなりました。

「属人化の解消」

サービス導入時に、未経験の若手社員と一緒に、サービスを利用しながら業務フローを構築し、併せて業務マニュアルの作成も実施。
サービスに合わせた業務フローを構築したことにより、支払請求書まわりの業務が標準化されたことで、経理部門メンバー全員が同じ品質で作業が行えるので、作業の属人化を防ぐことができるようになりました。

参考サイト： https://biz.moneyforward.com/case/moneyforward-cloud/gaeadream/

「働き方改革」の一環で
「業務の効率化」と「経費削減」
という理想に向かって前進【S商工会】

導入前の問題

交通費精算担当者の負担軽減
紙で申請されたものを、担当職員が「駅すぱあと」や「ネットの交通情報検索」を使用して、1件1件出張経路の金額が旅費規程に合っているかどうかを確認していました。

各職員の申請・清算作業時間の削減

導入したクラウドサービス

経費精算システム

導入効果

経費精算担当者の負担軽減

「楽楽精算」には出張精算機能があり、旅費の規程の登録や日当の自動計算が可能なので、導入後はその作業時間が実質的にゼロに。他の総務業務に時間をさくことができるようになりました。
また、そもそも紙で行っていた出張の申請精算の報告が「楽楽精算」によってシステム化されたので、導入によりペーパーレス化と経費削減を実現しています。

その他の従業員の作業時間削減

申請から精算までをワークフローで完了できること、各申請のステータスを確認できることなど、「助かっている」「ありがたい」との声が複数ありました。

経理担当者としては、個人の集計・精算・ファイリング業務が効率化された。
承認者からも「乗り換え案内」機能があることにより、「乗車金額の再確認の手間が省けてありがたい」との言葉がありました。

参考サイト： https://www.rakurakuseisan.jp/casestudies/casestudies_syokoukai.php

最新ファイルにスムーズにアクセス
社内問合せや確認といった間接業務を圧倒的に削減
バックアップ運用もゼロに【A社会福協議会】

導入前の問題

システム担当という正式な部署が無いため、各事業拠点においてそれぞれの業務との兼務で、事業所内に限定した業務ファイル保管や共有のためのNAS（Network Attached Strage※ネットワーク上に接続することができるハードディスク）の管理をしていました。
同社協ではそのような、ストレージシステムおよびファイルデータが拠点毎に分散していたことより、異なる事業所間でファイル共有や確認が必要の際は都度、電話やメールで問い合わせをして、ファイルをメール添付する方法をとらざるを得ませんでした。

導入したクラウドサービス

クラウドストレージ

導入効果

全職場に共通する規程、マニュアル類、共用データなどに、どこの部署からでも即座にアクセスできるようになり、導入して生産性が上がったという声が多く聞こえてきています。
また、どこからでも安全にファイルにアクセスできるので、やむを得ず出社できない場合にも一部の業務は継続できる環境ができたことも導入効果の一つです。
社内備品や会議室の予約簿や行事予定といった、以前は電話確認したうえで紙台帳による管理をしていた情報も、関係者が参照・更新できる台帳ファイルをFileforceで共有することで、各自が最新情報を確認できるようになりました。
管理面での導入効果については、月一回実施していたバックアップの運用や、物理的なハードディスクの管理からも解放されました。

参照サイト：https://www.fileforce.jp/portfolio-items/adachisyakyo